GENERELL PERSONVERNERKLÆRING

Det skal være trygt å benytte seg av våre tjenester og vi i Hoopit™ gjør alt vi kan for å sikre personvernet til våre brukere og samarbeidspartnere til enhver tid. I dette dokumentet gir vi en orientering om når, hvorfor og hvordan vi behandler dine personopplysninger i tilknytning til bruken av Hoopit™ og hvilke rettigheter du har til innsyn og kontroll med dine personopplysninger.

1- HVILKE PERSONOPPLYSNINGER BEHANDLER VI?

Vi vil bare behandle personopplysninger om våre brukere så langt dette er nødvendig for å administrere din bruk av tjenesten og for å sikre deg tilgang til den informasjon du har behov for. Dette omfatter både informasjon om foresatte og barn som er tilknyttet lag/foreningen og deres aktiviteter som lagres og distribueres via Hoopit™.

Konkret innebærer dette at vi registrerer og behandler følgende opplysninger:

  1. a) Navn, adresse, e-postadresse, telefonnummer og tilhørighet til navngitt klubb/forening
  2. b) Fødelsår på barn (for å markere tilhørighet innenfor aldersbestemt gruppe)
  3. c) Angivelse av relasjon mellom navngitte brukere (foresatte/barn/trenere m.v.)
  4. d) Informasjon om arrangementer (treninger, kamper og andre arrangementer i regi av klubb/forening). Dette omfatter eventuelt også lagoppstillinger mv.
  5. e) Dersom tjenesten benyttes til betaling av kontingenter, avgifter mv., vil vi også lagre kredittkortnummer og andre kortnummer, kontonummer ved fakturering, historikk i kundeforholdet, innlogging, reklamasjoner og tvister, og betalingshistorikk.

Vi behandler i utgangspunktet ingen sensitive personopplysninger om våre brukere.

2- SÆRLIG OM PERSONOPPLYSNINGER SOM OMHANDLER MINDREÅRIGE PERSONER

Tjenestens formål er helt avhengig av at den er tilgjengelig også for mindreårige personer med tilknytning til lag og forening. Dette medfører at vi også vil lagre og bearbeide opplysninger om mindreårige.  Ved å gi samtykke til bruk av tjenesten omfatter dette også samtykke til registrering og bearbeiding av opplysninger om mindreårige som du har foreldreansvar/vergemål for.

Samtykket innebærer imidlertid ikke at vi kan innrette markedsføring mot mindreårige personer under 13 år. Disse skal kunne bruke tjenesten uten å bli eksponert for slik markedsføring eller andre tilsvarende henvendelser. For personer mellom 13 og 18 år vil markedsføring kunne skje i samsvar med hva som fremgår nedenfor under punkt 9.

3- HVORFOR BEHANDLER VI DINE PERSONOPPLYSNINGER?

Personopplysningene som vi behandler vil primært bli benyttet til å administrere og forvalte tjenesten på vegne av forening/lag og tilby våre brukere den nødvendige informasjon om aktiviteter i regi av klubb/foreningen.

4- HVORDAN SAMLER VI INN DINE PERSONOPPLYSNINGER?

De opplysninger vi behandler stammer enten fra informasjon som den brukeren selv gir oss i forbindelse med registrering som bruker av tjenesten, i tillegg til informasjon vi mottar fra klubben/foreningen.

Opplysninger kan også være generert gjennom kundens aktivitet i forbindelse med kundeforholdet når kunden kommuniserer med oss.

5- HVA ER DET RETTSLIGE GRUNNLAGET FOR BEHANDLINGEN AV DINE PERSONOPPLYSNINGER?

Vi behandler dine personopplysninger på basis av det samtykke du har gitt oss til dette i forbindelse med etablering av bruker på tjenesten og da i samsvar med de vilkår og betingelser som fremgår av denne Personvernerklæringen.

6- HVEM HAR TILGANG TIL DINE PERSONOPPLYSNINGER HOS OSS?

Vi vil begrense tilgangen til personopplysningene om våre brukere til de som har behov for slik tilgang ut fra de formål som er nevnt under punkt 1 ovenfor. Informasjonen vil også være tilgjengelig for utpekte representanter for klubben/foreningen som brukeren er tilknyttet.

Vi kan også dele disse opplysningene med våre databehandlere, se punkt 6, og ved særskilt behov også selskapets rådgivere, revisorer, advokater, IT-konsulenter og andre. Vi vil i slike tilfeller påse at alle opplysninger blir behandlet fullt ut i samsvar med formålet og at våre leverandører påtar seg ansvar for å ivareta informasjonssikkerhet i samsvar med de krav og regler som til enhver tid gjelder.

Vi gjør uttrykkelig oppmerksom på at deler av informasjonen vi lagrer om våre brukere også vil være  tilgjengelig for andre registrerte brukere av tjenesten, for eksempel for å kunne søke opp lag- og foreningsmedlemmer knyttet til samme lag/forening som brukeren selv. Løsningen inneholder også en funksjon for «autofullføring» av oppslag, som vil komme med forslag til navn/forening ved påbegynte søk i løsningen. Den informasjonen som er tilgjengelig er brukerens navn og gruppetilhørighet (angitt lag/forening og aldersklasse eller tilsvarende gruppering.

7- HVEM UTLEVERER VI DINE PERSONOPPLYSNINGER TIL?

Vi vil kunne benytte leverandører (databehandlere) som bistår oss med behandlingen av personopplysninger om våre brukere . Dette vil omfatte leverandører av lagringstjenester (Amazon Web Services og tilsvarende leverandører av «skytjenester»). I tillegg vil personopplysningene kunne være tilgjengelig for leverandører av drifts- og vedlikeholdstjenester (service/support).

Våre databehandlere som nevnt foran kan befinne seg i utlandet (både innenfor og utenfor EU) og ditt samtykke til lagring og bruk omfatter da også overføring av personopplysningene til disse databehandlerne. Vi vil imidlertid påse at alle våre databehandlere har – og opprettholder – et forsvarlig sikkerhetsnivå på sine aktiviteter slik at dine personopplysninger er trygge også når de behandles utenfor Norge.

Databehandlere har heller ikke rett til å overlevere personopplysninger til andre (underleverandør) for lagring eller bearbeidelse uten etter forutgående skriftlig avtale med oss.

En oversikt over vår bruk av databehandlere vil gis av oss på forespørsel.

Informasjon om navn, adresse, alder og klubbtilhørighet vi også kunne bli gjort tilgjengelig for Norges Idrettsforbund for å etablere og vedlikeholde [obligatorisk] tilknytning til deres sentrale register over medlemmer i organisert idrett.

Informasjonen vil for øvrig ikke bli gjort tilgjengelig for utenforstående for noe formål.

8- HVORDAN OG HVOR LENGE LAGRER VI DINE PERSONOPPLYSNINGER?

Personopplysninger oppbevares så lenge det er behov for det ut fra formålet med behandlingen, og skal deretter slettes.

Vi kan bevare kundeopplysninger opptil 3 år etter at tilknytningsforholdet til klubb/lag er opphørt. Denne oppbevaringen er begrunnet med gjeldende krav til oppbevaring av regnskapsdokumentasjon.

Personopplysninger vi samler inn i forbindelse med bruk av våre tjenester, lagres hovedsakelig avidentifisert eller kryptert, og elektronisk med datasikkerhet i lokale IT.

Du kan når som helst be oss om å slette opplysninger knyttet til deg, med mindre det er lovpålagt å oppbevare opplysningene en viss tid (f.eks. rettskrav, regnskapsdokumentasjon mv.). Vi gjør oppmerksom på at det ikke vil være mulig å få slettet alle opplysninger med mindre forholdet til klubb/lag er avsluttet.

9- Bruk av personopplysninger i markedsføring

Vi vil ikke gjøre dine personopplysninger tilgjengelige for utenforstående, ref punkt 6, men ditt samtykke til bruk av tjenesten omfatter også samtykke til å motta tilpasset markedsføring og annen informasjon fra våre samarbeidspartnere. Slik markedsføring utgjør en viktig del av inntektsmodellen for klubb/lag og sikrer finansiering av nødvendige aktiviteter for klubben/foreningens virksomhet. Markedsføring vil skje i regi av Hoopit™ og våre annonsører/sponsorer vil ikke selv få tilgang til dine personopplysninger.

Annonsering mv. vil skje direkte i vår app eller på vår webside.

Markedsføring vil ikke bli rettet mot mindreårige under 13år.

10- Hvilke informasjonskrav har du?

Alle våre brukere skal informeres om behandlingen av personopplysninger som vedrører dem. Dette skrivet skal derfor være tilgjengelig for kundene på selskapets nettside, og det skal vises til dette med innlagt lenke på de sider der kunden kan registrere opplysninger om seg selv eller legger inn bestillinger. For kunder som er i kontakt med oss på annen måte, skal det gjøres oppmerksom at denne informasjonen er tilgjengelig når opplysningene samles inn fra kunden.

Som registrerte har du rett til:

  • å få innsyn i de personopplysningene som vi behandler om deg,
  • å kreve at feilaktige, unødvendige, mangelfulle eller utdaterte personopplysninger rettes eller fjernes,
  • å motta de personopplysningene om deg selv som du har gitt oss og overføre dem til en annen behandlingsansvarlig (dataportabilitet),
  • å kontakte oss hvis du har innspill eller spørsmål knyttet til vår behandling av personopplysninger,
  • å klage til Datatilsynet direkte dersom du anser at behandlingen av dine personopplysninger er i strid med gjeldende lovverk.

11- Hvordan sikrer vi behandlingen av dine personopplysninger?

Vi har etablert rutiner og tiltak på ulike nivåer for å sikre at ikke uvedkommende får tilgang til personopplysningene dine og at all behandling av opplysningene for øvrig skjer i tråd med gjeldende lovverk. Tiltakene inkluderer blant annet jevnlige risikovurderinger, tekniske systemer og fysiske prosedyrer for å ivareta informasjonssikkerhet og rutiner for å verifisere innsyns- og rettingsforespørsler. Nærmere opplysninger om disse risikovurderingene og sikkerhetstiltakene kan fås ved henvendelse til oss.

12- Hvordan kan du kontakte oss?

Kunder som har spørsmål eller krav forbundet med vår behandling av personopplysninger, kan kontakte oss via:

Epost: post@hoopit.io

Adresse:

DIGS
Krambugata 2
7011 Trondheim

Sted: Trondheim
Dato: 19.04.2018